大学维护的狄金森州立大学学生记录分为两大类:目录信息和教育记录。作为学生记录的托管人,符合1974年的家庭教育权和隐私法案,该大学承担了确保全面保护学生记录的信任和义务。这包括维护教育记录的机密性。拥有或积累个人可识别形式的教育记录的大学人员应遵守遵循的行政程序。

当学生选择成为合作学生时,FERPA保密法规在两所学校之间不适用于两所学校。涉及的大学和大学可以在没有合作学生书面许可的情况下交换学术信息。 

什么是FERPA?

家庭教育权和隐私法案(1974年)或“巴克利修正”

  • 联邦法律旨在保护学生教育记录的隐私
  • 适用于通过教育秘书获得资金的所有教育机构或机构
  • 提供适当使用和释放学生教育记录的指导方针
  • 学生就是 “拥有者” 他们的教育记录,机构是 “保管人” 记录 

学生权利

学生有权利:

  • 除了:
    • CQ9游戏其他学生信息
    • 父母的财务记录
    • 如果他们豁免了他们的访问权,建议的机密信
      • 在提出查看它们时,记录无法销毁
      • 机构有45天才能遵守要求
    • 寻求他们认为不正确的记录修正案
    • 同意披露学术记录
    • 向家庭政策合规办事处提出投诉:
      • 我们。教育部门
        400马里兰大道西南
        华盛顿特区20202-4605
  • 必须每年必须在FERPA下向学生通知学生

学生信息的类型

 教育记录 - 由学生相关的机构维护的任何记录,包括:

  • 个人信息(名称,ID等)
  • 登记记录
  • 成绩
  • 课程表和名册
  • 学生考试或论文
  • 学生财务记录
  • 学生就业信息 

存储介质 - 可能包括以下内容:

  • 电子文件或电子邮件
  • 电脑打印输出
  • 桌面上的类列表
  • 在咨询会议期间采取的笔记
  • 数据库
  • 手写,录制,保存在磁盘,电影等内的文件和材料

 

教育记录定义的例外:

  • 记录“制造商唯一拥有”
  • 为法律目的而创建的执法记录
  • 就业记录,而不是基于学生地位
  • 医疗/心理治疗记录 - 在HIPAA下保护 

目录信息 - 通常不考虑敏感或保密的信息:

  • 学生姓名*
  • 家乡(市,州)
  • CQ9游戏官网电子邮件地址**
  • 身高,体重和运动队成员的照片
  • 研究的主要领域(所有申报专业)
  • 研究的次要场(所有申报名未成年人)
  • 班级
  • 入学日期
  • 注册状态(撤回,半时间,全职)
  • 以前的机构名称参加
  • 参与官方认可的活动和运动
  • 荣誉/获奖
  • 获得学历(学位都赚)
  • 获得日期程度(获得各种程度的日期)
  • 目录的照片,照片和公共或非教室设置学生的录像(从教室或类相关活动的照片都没有目录信息)

根据家庭教育权和隐私法案,学生有权通过联系他们的注册办公室申请未公开的目录信息。CQ9游戏官网将尊重学生要求扣留目录信息,直到学生以书面形式提出要求以提升限制。

CQ9游戏官网从各种来源获得了许多查询,包括但不限于未来的雇主,其他高校,研究生院,许可机构,政府机构,新闻媒体,父母,朋友和亲戚。CQ9游戏官网无责任在受限制后联系学生进行后续权限释放目录信息。

如果学生提供首选名称,大学或大学将在与学生直接沟通时尝试使用它。首选名称也用于课堂/年级名单,学术要求报告,电子邮件地址等。首选名称是一个支持的业务惯例,除非有文件的业务或法律原因来使用学生的法律名称。与在包括父母在内的第三方沟通时,学院或大学通常使用学生的法律名称。

CQ9游戏官网电子邮件地址仅披露于同意不使用它们以征求征求的请求者。

非目录信息 - 如果没有学生的书面同意,可能无法发布的机密数据:

  • 种族
  • 性别
  • SSN.
  • 学生证号码
  • 成绩
  • GPA.
  • 公民权国家
  • 宗教 

教育记录访问

谁可以获得教育记录?

  • 学生
  • 学生授权的第三方
  • 学校官员具有合法的教育利益;学校官员包括北达科他州司法部的员工,提供给狄金森州立大学的代表 
  • 依赖学生的父母(最近最近的联邦纳税申报表)
  • 一个人回应法庭命令的传票
  • 学生寻求注册或注册的机构
  • 教育部门,州/地方官员提供立法要求
  • 认证机构
  • 健康/安全应急人员
  • 那些代表大学法律利益的人在学生记录相关的事项中
  • 计划,行为或审查与大学教育计划有关的研究
  • 由机构雇用或签约的人履行其指定的工作职能

 

有权同意披露

  • 学生有权控制他/她的教育记录被释放
  • 希望向特定人员披露信息的学生将完成 学生的信息发布形式 可在我们的 表格目录.
  • ND Open Records法律要求发布学生不抑制的目录信息 

抑制目录信息的机会

  • 学生有机会抑制公共发布的目录信息。该请求应在学术记录办公室以书面形式进行   
  • 教职员工必须尊重学生在CQ9游戏官网连接中编码的记录的“没有释放” 

什么时候FERPA权利的开始和结束?

  • 当学生变成18岁或在任何年龄段的高等教育机构注册; “注册”被视为注册点。
  • FERPA权利不适用于校友活动。
  • 除非国家法律另有规定,否则FERPA权利结束。 

所有员工的指导方针

联邦法规允许电子签名; 大多数交易仍然需要发布

  • 所有员工都负责保护学生教育记录的机密性
  • “需要了解” - 对学生数据的访问是为了与大学进行工作职责和角色
  • 存储/传输的数据必须是安全的,仅适用于有权的人
  • 保持警惕并报告任何FERPA违规行为

重要提醒

决不…

  • 在发布等级或其他信息中使用SSN.或学生证
  • 未经学生的书面同意发布未目录的学生信息
  • 发布课程计划以找到学生
  • 发行目录信息如果学生有目录信息抑制
  • 远离办公室的桌面/桌面上的敏感信息
  • 丢弃具有敏感信息的文件,无需正确破坏和处置
  • 将分级纸留在堆栈中为学生接送
  • 随学生ID,SSN.S或成绩循环印刷清单,以获取出勤,验证或分配
  • 与学生以外的任何人讨论学生进度,不同意与学术记录办公室的档案
  • 获取学生记录的个人原因或与工作职责无关的原因
  • 发布列表,具有敏感的学生信息到您的部门以外的第三方

 有关更多信息,请联系:

  • 学术记录办公室,291CQ9游戏官网博士,狄金森,ND 58601(701)483-2331